Wann ihr Save-the-Date und Einladung verschickt
Die folgenden Zeiträume sind Erfahrungswerte, keine festen Regeln. Sie hängen von eurem Termin, euren Gästen und den Fristen von Location und Catering ab. Bei einer Hochzeit im Ausland, in Ferienzeiten oder an Feiertagen brauchen Gäste oft früher Bescheid.
- Save-the-Date: etwa sechs bis zwölf Monate vorher. Schickt es früher, wenn viele Gäste reisen oder Unterkünfte buchen müssen.
- Einladung: etwa drei bis sechs Monate vorher. Jetzt nennt ihr alle Details und bittet um eine verbindliche Antwort.
- Rückmeldefrist: etwa vier bis acht Wochen vor der Hochzeit. Dann könnt ihr Sitzplan, Catering und Location die endgültige Zahl geben.
Wenn euer Ablauf noch nicht ganz steht, verschickt lieber ein Save-the-Date als eine Einladung mit unsicheren Angaben. Die Einladung folgt, sobald Orte, Zeiten und Antwortweg klar sind. Für den ganzen Planungsablauf hilft euch auch die Hochzeits-Checkliste.
Diese Angaben gehören in jede Einladung
Prüft die Einladung aus Sicht eines Gastes, der euch nicht schnell anrufen kann. Alles, was für Anreise, Entscheidung und Feier wichtig ist, sollte an einer Stelle stehen. Ihr entscheidet selbst, ob ihr eure Gäste mit Du oder Sie ansprecht. Bleibt dann in allen Texten bei dieser Anrede.
- Namen: Wer lädt ein?
- Datum und Uhrzeiten: Wann beginnt Trauung, Empfang und Feier?
- Orte und Adressen: Für jeden Treffpunkt die vollständige Adresse.
- Grober Ablauf: Was erwartet Gäste wann, ohne jeden Programmpunkt vorwegzunehmen?
- Dresscode: Nur wenn er euch wichtig ist, dann konkret genug für eine Entscheidung.
- Rückmeldung: Bis wann und über welchen Kanal Gäste antworten.
- Begleitpersonen und Kinder: Klar sagen, ob sie eingeladen sind oder nicht.
- Anreise und Übernachtung: Hinweise zu Parken, Transfers, Hotels oder Zimmerkontingenten.
- Geschenke: Einen Wunsch dezent nennen, wenn ihr einen habt.
- Kontakt: Trauzeug:innen oder eine andere Kontaktperson für Fragen verlinken.
- Essen: Nach Allergien und Ernährungswünschen fragen, wenn ihr sie ans Catering weitergebt.
Papier oder digital: Was zu euch und euren Gästen passt
Papier wirkt für viele Gäste besonders und lässt sich aufbewahren. Es kostet aber Material, Druck und Versand, und Antworten kommen oft über mehrere Wege zurück. Digitale Einladungen sind leichter zu ändern und können Antworten direkt sammeln. Manche ältere Gäste erwarten trotzdem eine Karte oder nutzen einen digitalen Link nicht gern.
Eine häufige Lösung ist ein Mix: Ihr verschickt die Einladung digital, gebt nahen älteren Gästen eine Karte und nutzt für alle denselben Antwortweg. So müsst ihr Rückmeldungen nicht aus Nachrichten, Telefonaten und Karten zusammensuchen. Entscheidet nicht nur nach dem Stil, sondern danach, wie eure Gäste Informationen gut erreichen.
Vier kurze Texte, die ihr anpassen könnt
Ersetzt Namen, Daten und Orte. Passt Ton, Anrede und Details so an, dass der Text nach euch klingt.
- Klassisch: „Wir heiraten am [Datum] und möchten diesen Tag mit euch feiern. Die Trauung beginnt um [Uhrzeit] in [Ort]. Danach feiern wir in [Ort]. Gebt uns bitte bis [Datum] über [Kanal] Bescheid, ob ihr dabei seid.“
- Locker: „Wir sagen Ja und ihr sollt dabei sein. Kommt am [Datum] um [Uhrzeit] nach [Ort]. Nach der Trauung feiern wir mit euch in [Ort]. Bitte antwortet bis [Datum] über [Kanal].“
- Kurzes Save-the-Date: „Save the Date: Wir heiraten am [Datum] in [Ort]. Haltet euch den Tag frei. Alle Details und die Einladung folgen.“
- Feier ohne Kinder: „Wir feiern an diesem Tag im Kreis der Erwachsenen und freuen uns, wenn ihr den Abend mit uns genießt.“
Rückmeldungen: eine Liste, ein Status
Führt jede Einladung in einer Liste und gebt jeder Person genau einen Status: offen, zugesagt oder abgesagt. Ergänzt Begleitpersonen, Kinder und Essenswünsche direkt bei der Antwort. So könnt ihr die Zahlen für Catering und Sitzplan verlässlich weitergeben. Der Ratgeber zur Gästeliste zeigt, wie ihr eure Liste dafür sinnvoll aufbaut.
Nach der Frist dürft ihr freundlich nachfragen. Eine kurze Nachricht reicht: „Wir planen gerade die Plätze und freuen uns über deine Rückmeldung bis [Datum].“ Wartet nicht bis kurz vor dem Termin. Sobald die Zahl steht, könnt ihr mit dem Sitzplan beginnen und eure Kontaktperson für den Tag einbinden.
Vier Fehler, die ihr leicht vermeidet
- Trauung und Feier vermischen: Sagt klar, wann Gäste zu welchem Teil erwartet werden.
- Kein Antwortweg: Nennt einen Kanal statt „Gebt uns Bescheid“.
- Unvollständige Adresse: Ergänzt Hausnummer, Ort und bei Bedarf den genauen Zugang.
- Unklare Begleitperson: Formuliert eindeutig, ob der Gast allein kommt oder eine Person mitbringen kann.
Wenn Trauzeug:innen am Tag selbst Fragen abfangen, gebt ihre Kontaktdaten in der Einladung an. Was sie vorher und am Hochzeitstag übernehmen können, lest ihr im Ratgeber zu Trauzeugen-Aufgaben. Für die Zeiten zwischen Trauung und Feier hilft ein klarer Hochzeitstag-Ablauf.
Häufige Fragen zu Hochzeitseinladungen
Wann sollten wir Hochzeitseinladungen verschicken?
Für viele Hochzeiten passen drei bis sechs Monate vor dem Termin. Plant früher, wenn Gäste weit reisen, Ferien oder Feiertage betroffen sind oder Übernachtungen brauchen. Die Zeiträume sind Erfahrungswerte, keine festen Regeln. Eure Hochzeit, eure Gäste und die Planung vor Ort entscheiden.
Welche Angaben gehören in eine Hochzeitseinladung?
Nennt eure Namen, Datum, alle Uhrzeiten, Orte mit vollständigen Adressen, einen groben Ablauf und eine klare Rückmeldefrist mit Antwortweg. Ergänzt die Angaben, die für eure Gäste wichtig sind: Dresscode, Begleitpersonen oder Kinder, Anreise, Übernachtung, Essenswünsche, Geschenkhinweis und eine Kontaktperson.
Brauchen wir ein Save-the-Date?
Ein Save-the-Date ist sinnvoll, wenn ihr euren Termin früh sichern möchtet, aber noch nicht alle Details kennt. Das gilt besonders für weite Anreisen, Ferien, Feiertage oder eine Hochzeit im Ausland. Es ersetzt die Einladung nicht, weil dort die verbindlichen Informationen und die Rückmeldefrist stehen.
Wie sagen wir freundlich, dass keine Kinder eingeladen sind?
Sagt es klar und wertschätzend, ohne euch zu rechtfertigen. Eine passende Formulierung ist: „Wir feiern an diesem Tag im Kreis der Erwachsenen und freuen uns, wenn ihr den Abend mit uns genießt.“ Sprecht Eltern persönlich an, wenn ihr wisst, dass die Organisation für sie schwierig sein kann.
Bis wann sollten Gäste antworten?
Setzt die Rückmeldefrist meist vier bis acht Wochen vor die Hochzeit. So könnt ihr Sitzplan, Catering und Location die endgültige Zahl rechtzeitig geben. Prüft die Fristen eurer Dienstleister und wählt einen Termin, der davor genug Zeit lässt.